Sparrings   & Partner

Wirtschaftskanzlei für Familienunternehmen

Verfahrensdokumenation [GoBD]

Wie funktioniert Ihr Unternehmen eigentlich?

Ein wichtiger und wesentlicher Bestandteil zur Einhaltung Ihrer Pflichten als Unternehmer ist das Führen einer unternehmensindividuellen und aktuellen Verfahrensdokumentation.

Anforderungen, warum eine Verfahrensdokumentation

Die IT-gestützte Buchführung und die Führung der Kasse muss von einem sachverständigen Dritten (Betriebsprüfer) hinsichtlich der formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Voraussetzung hierfür ist die Nachvollziehbarkeit einer Verfahrensbeschreibung (Soll) mit den tatsächlich vorgefundenen Vorgängen (IST) im Unternehmen.

Ein einseitiges Dokument ist genauso wenig ausreichend, wie die Kopie einer Standard-Verfahrensdokumentation aus dem Internet und kann schon alleine deshalb nicht die Anforderung an die individuelle und aktuelle Beschreibung der unternehmenstypischen Verfahren erfüllen. Mit dem Argument „Hauptsache irgendwas“ ein Dokument vorzulegen, das Sie als Verfahrensdokumentation bezeichnen, führt regelmäßig zur massiven Verärgerung der Finanzverwaltung. 

Mindestanforderungen an eine Verfahrensdokumentation

Zudem erfüllt dies nicht die zwischenzeitlich etablierten Mindestanforderungen an den Inhalt einer Verfahrensdokumentation. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation ist ein formeller Mangel – wenn was die Regel ist, dass die geschäftlichen und steuerlichen Vorgänge nicht zweifelsfrei nachvollzogen werden können. Sich hier auf Diskussionen einzulassen und sich aufs Glatteis zu begeben, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einem finanziellen Desaster führen.

Die Summe der formellen Mängel lässt die Ordnungsmäßigkeit Ihre Buchführung kippen – mit der Folge, dass die Finanzverwaltung über Zuschätzungen die zu leistende Steuerlast ermitteln kann.

Positive Effekte der Verfahrensdokumentation

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen hat die Verfahrensdokumentation für den Unternehmer auch positive Aspekte, die unbedingt erwähnt werden sollen.
  • die Verfahrensdokumentation gehört in den Notfallkoffer für den Unternehmer / das Unternehmen. Den dort steht wie das Unternehmen funktioniert und wer welche Befugnisse hat, wie buchungsrelevante Prozesses bearbeitet werden.
  • mit der Verfahrensdokumentation ist die Suche nach einem Unternehmer-Nachfolger deutlich einfacher. Nicht nur die betriebswirtschaftlichen Zahlen zählen, sondern im besonderen wie schnell sich "der Neue" einarbeiten kann.
  • Aufbauend auf der Verfahrensdokumentation ist das Interne Kontroll System (IKS) die Haftungsabsicherung für den Unternehmer / Geschäftsführer. Wenn etwas passiert und Sie haben kein IKS erfüllt dies den Tatbestand des Vorsatzes, mindestens jedoch der groben Fahrlässigkeit. Die Haftung schlägt dann bis ins Privatvermögen durch.
  • das Vorhandensein einer unternehmensindividuellen und aktuellen Verfahrensdokumentation erschwert es der Finanzverwaltung maßgeblich die Beweiskraft Ihrer Buchführung (158 AO) auszuhebeln und den Weg frei für Zuschätzungen zu machen. 

Unternehmerisches Risiko bei fehlender Verfahrensdokumentation

In Deutschland sind rund 2,4 % aller Betriebe jährlich von einer Betriebsprüfung betroffen. Tendenz: durch Einführung digitaler Prüfungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung steigend.

Eine Verfahrensdokumentation muss 10 Jahre aufbewahrt werden. In dieser Zeit kann Sie jederzeit eine Betriebsprüfung treffen. Das effektive Risiko liegt also nicht bei 2,4 % sondern bei 24 %! Jeder vierte Betrieb wird in diesem Zeitraum von einer Betriebsprüfung betroffen sein.

Die Betriebsprüfer sprechen von einer sogenannten "Null-Veranlagung" wenn bei Ihnen pro Prüfungsjahr, i.d.R. werden 3 Jahre geprüft, ein Betrag von weniger als 5.000 EUR pro Jahr steuerliches Mehrergebnis erreicht wird. Auch Betriebsprüfer haben Quoten zu erfüllen und sind nicht begeistert, wenn Häufungen von "Null-Veranlagungen" ihr persönliches berufliches Fortkommen behindert.

Unsere Leistungen:

Die ordnungsgemäße [digitale] Kassenführung und das Erstellen der unternehmensindividuellen Verfahrensdokumentation für den Handel, die Gastronomie / Hotellerie und für Apotheken ist die Expertise der Wirtschaftskanzlei Sparrings & Partner. Dort stehen Ihnen die Fach- und Branchenexperten und Ihrem Steuerberater der fachlich kompetente Kooperationspartner zur Seite.

Der Umfang unserer Dienstleistung umfaßt die Erstellung und Versionierung der Verfahrensdokumentation auf Ihr Unternehmen individuell ausgerichtet und aktuell auf Ihre Prozesse angepaßt. Damit erfüllen Sie die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine unternehmensindividuelle und aktuelle, an den tatsächlich gelebten Prozessen sich orientierende Verfahrensdokumentation.

Finden Sie die passende Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen

Kleinstunternehmen

(bis 4 Mitarbeiter)

ab € 1.500 zzgl. gesetzl. USt.

- keine Nebenbuchhaltung
- keine Vorsysteme / Vorerfassung
- Standarddokumentation Buchhaltung
- zwei Organisationseinheiten
- drei unterschiedliche Softwaresysteme 
- vier steuerlich relevante Geschäftsprozesse

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Kleinunternehmen

(bis 10 Mitarbeiter)

ab € 3.000 zzgl. gesetzl. USt.

- eine Nebenbuchhaltung
- Vorsystem Auftragsverarbeitung
- Standarddokumentation Buchhaltung
- drei Organisationseinheiten
- fünf unterschiedliche Softwaresysteme
- acht steuerlich relevante Geschäftsprozesse
- Dokumentation Ablageorte Belege
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Mittelständisches 
Unternehmen

individuelles Angebot

- Nebenbuchhaltungen
- Vorsysteme / Vorerfassungen
- individuelle Dokumentation Buchhaltung
- unbeschränkte Anzahl an Organisationseinheiten
- unlimitierte Anzahl an Softwaresystemen
- 17 steuerlich relevante Geschäftsprozesse
- Dokumentation Prozess und Ablageorte Belege
- Dokumentation Kassenführung
- Betriebsprüfung / Datenzugriff Finanzverwaltung
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Hintergrund: Was Sie wissen sollten!

Stichtag: 
01. Januar 2015

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sowohl gemäß Handelsrecht (§§ 238 ff. HGB) als auch nach dem Steuerrecht (§§ 145 ff. AO) sind die Bücher so zu führen, dass sie „einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens“ vermitteln. 

Bei der heute üblichen Komplexität der Geschäftsvorfälle sowie der IT-gestützten Buchführungssysteme bereits in kleinsten Unternehmen ist dieser Überblick nur mithilfe einer Verfahrensdokumentation zu erhalten, die die steuerrelevanten IT-Systeme und Geschäftsprozesse individuell und aktuelle auf das Unternehmen bezogen beschreibt. 

Diese Erkenntnis ist – wie schon in der Vorgängerrichtlinien - als Verpflichtung des Unternehmers auch in die GoBD eingeflossen. Die Anforderungen an die Ausgestaltung und die Inhalte der geforderten Verfahrensdokumentation sind definiert. Eine Übergangsfrist ist seit dem 31.12.2017 beendet.

Die Verfahrensdokumentation ist 10 Jahre aufzubewahren - eine rückwirkende Versionierung zu erstellen ist nahezu aussichtslos. Mit jährlich steigt Ihr persönliches Risiko mit diesem formellen Mangel auffällig zu werden um aktuell 2,4 % pro Jahr - seit 2017 liegt Ihr unternehmerisches Risiko also bereits bei 7,2 Prozent.
Schützen Sie sich und Ihre Buchführung JETZT!
Hotline Verfahrensdokumentation
08061 3461-550
Mo. - Fr. von 09.00 Uhr bis 17.00 Uhr
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